Dalam berbisnis, owner atau pebisnis harus mampu dalam mengelola bisnisnya. Terdapat beberapa aspek dasar dalam menjalankan sebuah bisnis, antara lain adalah aspek hukum & legalitas, aspek ekonomi & budaya, aspek pasar & pemasaran, aspek manajemen, dan aspek keuangan. Dalam aspek keuangan, bukan hanya tentang modal, keuntungan dan kerugian yang harus diperhatikan. Namun dalam operasionalnya, prosesi dan kelola transaksi adalah bagian penting dari manajemen bisnis.
Lalu, apakah semua pebisnis sudah ahli dalam mengelola transaksi bisnis mereka? Jawabannya adalah belum tentu. Tidak semua pebisnis sudah ahli dalam mengelola transaksi bisnis mereka. Banyak pebisnis yang masih sering mendapatkan tantangan dalam pencatatan transaksi, sistem pembukuan, pemahaman arus kas, keuangan bisnis dan pribadi, memeriksa laporan transaksi. Berikut 5 kesalahan umum pebisnis dalam mengelola transaksi dan cara menghindari kesalahan tersebut.
1. Tidak Mencatat Transaksi Secara Teratur
Salah satu kesalahan dalam mengelola transaksi adalah menunda pencatatan transaksi, sehingga kehilangan jejak pemasukan dan pengeluaran kerap terjadi. Mencatat pemasukan dan pengeluaran dari setiap transaksi nampak sepele dan merepotkan, namun catatan dari setiap item yang terjual dan terbeli merupakan salah satu kunci dari umur suatu bisnis dapat berjalan.
Mencatat setiap transaksi yang keluar dan masuk tidak perlu merepotkan. Pebisnis hanya perlu mengenal metode dan cara penerapan yang tepat. Salah satunya dengan menggunakan cara instan yaitu software kasir. Menggunakan software kasir akan memudahkan pencatatan, karena pada software terdapat sistem yang teratur dan dapat diatur. Pebisnis hanya perlu memasukan setiap nominal transaksi yang terjadi, lalu semua catatan transaksi akan tersimpan dengan aman.
2. Tidak Memiliki Sistem Pembukuan yang Jelas
Sistem pembukuan tidak hanya berisi catatan transaksi jual beli, namun seluruh transaksi pengeluaran dan pemasukan perusahaan atau bisnis (berbagai skala). Terdapat berbagai jenis pembukuan, yaitu pembukuan kas, pembukuan penjualan, pembukuan pembelian, pembukuan inventaris dan pembukuan pajak. Pembukuan ini memang banyak dan dapat membuat pebisnis sakit kepala, namun dengan sistem dan bantuan aplikasi yang tepat, pebisnis dapat mengatur semuanya dengan jelas dan baik.
Hindari kesalahan ini dengan mencatat dan simpan semua bukti transaksi, gunakan metode pembukuan yang tepat (single/double entry), gunakan software akuntansi, tentukan prosedur (SOP) pencatatan yang konsisten, dan lakukan evaluasi dan audit pembukuan secara berkala.
3. Kurang Memahami Laporan Arus Kas
Laporan arus kas digunakan untuk melacak jumlah pemasukan dan pengeluaran kas, sehingga perusahaan atau pebisnis dapat mengetahui dari mana uang kas diperoleh dan bagaimana uang tersebut dibelanjakan. Laporan arus kas menjadi kebutuhan penting bagi pebisnis dari berbagai skala, terutama bisnis dengan transaksi yang kompleks.
Dengan tujuan untuk memastikan bisnis tidak mengalami kekurangan dana tunai dan memastikan stabilitas bisnis, memantau pemasukan dan pengeluaran harian, menganalisis penambahan modal atau perputaran modal, mengetahui apakah bisnis bisa membayar utang atau biaya operasional, dan yang umum untuk memenuhi persyaratan pelaporan bagi investor dan pemegang saham. Pada operasi bisnis, banyak manfaat dari memahami laporan arus kas.
Hindari kurangnya pemahaman tentang laporan arus kas dengan memahami komponen dasar laporan arus kas, menggunakan laporan arus kas secara rutin, mempelajari cara menganalisis arus kas, menggunakan software akuntansi atau spreadsheet, dan terakhir berkonsultasi dengan akuntan atau pelajari dasar keuangan.
4. Tidak Memeriksa Laporan Transaksi
Sebagai pelaku dan pemilik bisnis, pebisnis wajib mengawasi semua operasional yang terjadi pada bisnis. Bukan hanya proses operasional yang sedang berlangsung, tetapi juga hasil dari proses tersebut. Pada proses negosiasi, kesepakatan maupun jual beli, pebisnis wajib memeriksa hasil dari laporan awal-akhir transaksi tersebut.
Bisnis yang tidak memiliki laporan keuangan dan pebisnis yang tidak memeriksa laporan transaksi adalah bisnis yang berbahaya karena keduanya memberi dampak negatif bagi bisnis, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Beberapa akibat dari tidak memeriksa laporan transaksi adalah adanya kemungkinan kesalahan pada pembukuan, kebocoran atau kecurangan transaksi, kesulitan dalam manajemen arus kas, dan sama fatalnya dapat menyebabkan keputusan bisnis yang tidak tepat.
Untuk menghindari hal tersebut terjadi, sebaiknya pebisnis memeriksa laporan transaksi secara berkala atau menetapkan jadwal rutin. Sebaiknya pebisnis juga menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur rekonsiliasi otomatis yang membantu mendeteksi selisih atau transaksi yang mencurigakan. Selain pada pembukuan/software akuntansi, pebisnis juga wajib melakukan rekonsiliasi ke bank untuk cross-check transaksi yang sudah terjadi. Pada saat yang bersamaan, pastikan setiap transaksi memiliki bukti seperti faktur, nota, atau struk pembayaran. Yang terakhir, pastikan untuk melakukan evaluasi dan buat solusi atau keputusan dengan lebih baik.
5. Gabungan Keuangan Pribadi & Bisnis
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah tidak memisahkan keuangan pribadi dan bisnis. Kesalahan ini bukanlah hal sepele yang dapat terus dibiasakan, karena dapat menimbulkan berbagai masalah yang berisiko bagi kelangsungan usaha. Hindari kebiasaan umum ini dengan membuat rekening bank khusus untuk bisnis, dan kelola semua transaksi bisnis menggunakan rekening tersebut. Lalu buat pembukuan bisnis dengan rapi, dan hindari menggunakan dana pribadi untuk berbisnis. Jika membutuhkan bantuan, sebaiknya konsultasikan keuangan bisnis maupun pribadi dengan konsultan keuangan. Dengan memisahkan keuangan pribadi dan bisnis, pebisnis bisa lebih mudah mengelola arus kas, menghindari masalah pajak, serta meningkatkan profesionalisme bisnis.
Kesalahan dalam mengelola transaksi dapat dicegah sejak awal merintis bisnis. Gunakan software kasir untuk mengawali langkah berbisnis, dengan FibrPOS by AppFibr anda dapat memiliki software kasir yang handal dan menghasilkan laporan keuangan jual-beli, bahkan menyimpan bukti transaksi secara digital!
Download FibrPOS by AppFibr dan gabung dengan komunitas AppFibr sekarang juga!
